Lokala myndigheter övergår i en allt större takt till att använda digitala lösningar för sin avfallsinsamling. Denna övergång ämnar förbättra effektiviteten och minska kostnaderna, dock baseras utkomsten av det hela framför allt på hur de tekniska lösningarna kommer anammas av vederbörande användare. Idag talar vi med Bjørn Caspersen, chef för digital omvandling på WasteHero, som ämnar dela med sig av sin strategi som ett led i att underlätta övergången till den nya tekniken.
Vilket är det bästa sättet att introducera anställda till ny teknik?
Det bästa sättet att introducera nyanställda enligt Bjørn Caspersen, Digital Transformation Manager på WasteHero till den nya tekniken projiceras i form av fem steg: kommunikation, utbildning, testning, stöd och övervakning.
Vi diskuterade det hela ingående med Bjørn där vi tog reda på hur man bemästrar konsten att införa digital teknik i en bransch som gjort sig ökänd för sina manuella och krävande processer där attityden ofta återspeglas av att man alltid genomfört uppgifterna på ett specifikt sätt, där man saknar insikten till den högre nyttan.
Vilka är de största hindren när förarna förväntas börja använda digital teknik i hytten?
“Jag skulle säga att de största hindren beror på förarnas bristande förståelse och motstånd mot förändringar. Man måste komma ihåg att de flesta av dessa förare har befunnit sig ute på fältet i årtionden. Det kan således vara svårt att övertyga dem om att det finns ett bättre sätt att utföra arbetsuppgifterna på, även om det anser att de metoder som de nyttjar för närvarande behöver ej förändras närvarande till det bättre.
“Jag har upptäckt att innan vi börjar demonstrera den nya tekniken är det lämpligt för de inblandade att delta i ett forum där vi diskuterar de processer eller flaskhalsar vilka resulterar i en hög nivå av frustration under arbetsdagen. Det hela tenderar ofta att resultera i en del intressanta diskussioner i och med att förarna önskar belysa sina personliga erfarenheter och synpunkter.
På så sätt man förhålla sig till det hela genom att säga “vi ska hjälpa dig att övervinna dessa frustrationer” snarare än att påtvinga de involverade med det faktumet att “din ledning har fattat det här beslutet, något som innebär att du måste gå med på det vare sig du vill eller ej”.
“Ju mer man hjälper de involverade att förstå hur den nya lösningen kommer bidra till att underlätta deras arbetsuppgifter, desto mindre motstånd kommer man att stöta på när det kommer till implementeringen av det hela.”
Med tanke på dessa hinder, kan du berätta mer om den strategi som du använder dig av för att säkerställa en smidig introduktionsprocess?
Självfallet! Jag anammar i grund och botten ett strukturerat tillvägagångssätt som rent konkret kan delas in i fem steg: kommunicera, utbilda, testa, stödja och övervaka. Det ska dock nämnas att jag följer ej slaviskt stegen som återges, utan man bör även ha en del utrymme när det kommer till att exempelvis övervaka och förse vederbörande med stöd under hela processen.
#1 Kommunicera
Det första steget härleds till att kommunicera både med förarna och de intressenter vilka återfinns inom organisationen. Jag skapar alltid ett detaljerat schema för introduceringen av det som komma skall, något som b.la redogör för den utbildning och stöd som förarna kommer att få ta del av. Detta garanterar att alla involverade befinner sig på samma spår, men även att implementeringsprocessen återspeglas på ett smidigt sätt.
Det är också här som det är oerhört viktigt att tydligt kommunicera ut hur den nya teknikens funktioner ämnar gynna förarna och andra intressenter. För att komma fram till det hela tenderar vi att diskutera ingående med förarna gällande deras arbetsprocesser, där vi ämnar förstå specifikt vad det är som orsakar deras frustration, samtidigt som vi kommunicerar ut hur den nya lösningen kommer bidra till det hela.
Detta hjälper förarna att förstå ingående tekniken i fråga ämnar förbättra deras arbetsprestationer, samtidigt som den bidrar till att underlätta deras arbetsuppgifter. Om man gör ett tillräckligt bra jobb kommer förarna till och med att glädjas över att börja använda den nya tekniken!
#2 Träning
Nästa del av min metod återspeglas av personliga utbildningstillfällen. Jag har upptäckt att ju enklare man förhåller sig till utbildningen, desto bättre resultat kan man förvänta sig från det hela. Även om jag bemästrar appen utan och innan tenderar jag uteslutande att förhålla mig till den som om det vore första gången som jag befattas med det hela under tiden som jag utarbetar utbildningsmaterialet.
Här är det också viktigt att ha en god portion tålamod. Man måste komma ihåg att förarna ej känner till appen sedan tidigare och kommer således att ha många frågor kring ämnet i fråga. Avsätt minst två timmar för den första sessionen, samtidigt som du bör även försöka klämma in en andra session – förutsatt att det finns utrymme för det hela vill säga. Deltagarna kommer även att uppskatta om de ansvariga beställer hem lunch eller snacks som vederbörande kan ta del av.
#3 Test
Som nästa steg väljer jag alltid att testa appen via ett pilotprogram. Det hela återspeglas vanligtvis av en mindre grupp förare innan alla intressenter får möjligheten att komma igång med det hela. Det hela förser oss med möjligheten till att identifiera potentiella buggar eller problem vilka i sin tur måste åtgärdas innan den officiella lanseringen.
#4 Stöd
Stödet är avgörande den officiella lanseringen vankas. Under de första dagarna efter att vi har kommit i gång fullt ut kommer vi att befinna oss i vad vi benämner hyperläget. Om ledningen godkänner det hela kommer vi till och med att följa med förarna i lastbilarna för att kunna förse vederbörande med adekvat stöd i realtid.
Dessutom kommer jag att utse ett dedikerat supportteam som ansvarar för att besvara alla de frågor som förarna kan komma att ha under tiden som introduktionen äger rum. Vi har även integrerat en chatt för direktsupport via vår app så att förarna snabbt och smidigt kan få tillgång till den hjälp de behöver.
Du måste kontinuerligt erbjuda stöd och kontrollera att tekniken i fråga nyttjas fullt ut, samtidigt som du tar dig tid att lösa de potentiella problem vilka kan tänkas uppstå.
#5 Monitor
Slutligen har vi övervakningen av hur processen för introduktionen fortskrider och hur vi går till väga för att tillämpa eventuella justeringar.
Just därför upprättar jag en rad viktiga milstolpar vilka jag önskar uppnå i varje steg. Några av dessa härleds till huruvida intressenter gjort sig införstådda med fördelarna? Kan vederbörande relatera hur det hela ämnar underlätta deras dagliga arbetsflöde? Är de säkra på att de kan nyttja appens huvudfunktioner? Är det medvetna om var de kan få hjälp?
Övervakningen av introduktionsprocessen utgör dock ej nödvändigtvis det sista steget. Du måste ständigt utvärdera resultatet av milstolparna under hela processen och justera det hela därefter. Allt detta bidrar till att säkerställa att förarna känner sig bekväma och trygga med att använda den nya tekniken.
Sammanfattning: De 5 stegen när det kommer till att bemästra introduktionsprocessen
Precis som Bjørn återberättade idag kan man med lite ansträngning och adekvat implementering av de fem stegen komma att behärska hur man förmår sina förare och andra intressenter inom organisationen att lättare acceptera implementeringen av den nya tekniken.
Genom att kommunicera, utbilda, testa, stödja och övervaka kommer man att enklare och betydligt mer framgångsrikt kunna genomföra en digital omvandling.
Letar du efter mobil teknik i hytten för att stödja dina förare för avfallsinsamling?
WasteHero har omformulerat en uppdaterad 360° SaaS-svit som hjälper städer att hantera avfallsinsamlingen, minska den operativa tiden och engagera medborgarna utan nämnvärda ansträngningarna.
Boka ett möte med WasteHero idag!
